Izjava o zasebnosti na spletu

Ta izjava o zasebnosti na spletu (v nadaljevanju: izjava) velja za naše podjetje: Kyocera Document Solutions Europe B.V., s sedežem na naslovu Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Nizozemska.

Ta izjava velja za zbiranje osebnih informacij, ki jih Kyocera Document Solutions Europe B.V. pridobiva preko spletnih strani in portalov, na katerih je ta izjava objavljena.

Izjavo lahko v obliki dokumenta PDF prenesete na spodnji povezavi:

Uvod

Ko obiščete našo spletno stran, določene podatke o vaši uporabi spletne strani zbiramo s pomočjo piškotkov in povezanih tehnologij. 

Prav tako se lahko odločite, da nam posredujete svoje osebne informacije v različnih okoliščinah ali pa nam vaše osebne podatke posreduje nekdo drug (npr. vaš  delodajalec). Lahko se, na primer, prijavite na naše novice ali informativne dokumente, na dogodek ali promocijsko akcijo, se registrirate na našem portalu za partnerje ali za spletno anketo ali pa stopite v stik z nami prek e-pošte ali telefona.

V tej Izjavi bomo podrobno razložili naslednje:

• zakaj obdelujemo vaše osebne informacije,
• na kakšni pravni podlagi obdelujemo vaše osebne informacije,
• s kom delimo vaše osebne informacije,
• v katere države pošiljamo vaše osebne informacije,
• koliko časa hranimo vaše osebne informacije,
• katere so vaše zakonite pravice glede našega obdelovanja vaših osebnih informacij.
  

Zakaj obdelujemo vaše osebne podatke (Namen)?

A. Prijava na dogodek. Če se preko naše spletne strani prijavite na enega naših dogodkov, bomo vaše podatke uporabili za prijavo na dogodek in shranjevanje
vaših odločitev, kot so na primer želje glede obrokov. Vaše osebne informacije delimo s partnerji za organizacijo dogodkov, ki nato ustrezno pripravijo dogodek.

B. Trženje. Vaše podatke lahko uporabljamo za naslednje trženjske namene:

1.    Če ste partner ali stranka podjetja KYOCERA, lahko stopimo v stik z vami za promocijo naših podobnih izdelkov in storitev. To storitev lahko enostavno zavrnete tako, da kliknete na gumb za odjavo, ki se nahaja v e-poštnem sporočilu.

2.    Ko nam posredujete svoje informacije za pošiljanje informativnih dokumentov/novic po e-pošti, bomo te informacije uporabljali za pošiljanje informativnih dokumentov/novic.  To storitev lahko enostavno zavrnete tako, da
kliknete na gumb za odjavo, ki se nahaja v e-poštnem sporočilu.

3.    Na svoji spletni strani ne prikazujemo spletnih oglasov tretjih oseb, vendar lahko svoje izdelke in storitve oglašujemo na spletnih straneh tretjih oseb v skladu z izjavami o zasebnosti/piškotki, ki veljajo za te spletne strani.

Vaše osebne informacije so varno shranjene v storitvi Amazon Web Services (AWS).

C. Registracija na spletni strani/portalu.  Na naši spletni strani, kjer je objavljena ta
izjava, imate morda možnost za registracijo, da lahko dostopate do vsebin in/ali poslujete z nami. Za obdelavo registracije in zagotavljanje zahtevanih vsebin KYOCERA obdela vaše ime, ime podjetja, službeni e-poštni naslov in naziv delovnega mesta, ki jih prejme od vas ali vašega delodajalca.

D. Spletne ankete. Občasno udeležence dogodkov prosimo, da sodelujejo v anketah, s katerimi lahko izboljšamo svoje izdelke in storitve. V tem primeru bomo vaše kontaktne podatke posredovali svojemu partnerju za izvajanje anket.

E. Stik z vami. Ko stopite v stik z nami preko kontaktnega spletnega obrazca na naši spletni strani ali če imamo poslovni odnos, uporabljamo vaše osebne podatke, da vam odgovorimo na povpraševanje, kot je na primer zagotavljanje podpore za naše izdelke in storitve.

F. Preprečevanje goljufij in zagotavljanje varnosti naših izdelkov in storitev. Vaše podatke lahko uporabimo, da bi preprečili goljufije in zagotavljali varnost svojih izdelkov in storitev. 

G. Spremljanje telefonskih klicev. Če nas pokličete, lahko snemamo pogovor za potrebe usposabljanja in preprečevanje goljufij. Če bomo pogovor tudi v resnici snemali, vas bomo o tem vnaprej obvestili.

H. Izboljšanje vaše izkušnje na naših spletnih straneh. Osebne podatke uporabljamo za spremljanje uporabe naših spletnih strani, izdelkov in storitev, pri čemer je naš namen izboljšati vašo izkušnjo na naših spletnih straneh.

I. Pravni nameni. Občasno moramo vaše podatke uporabiti za razreševanje pravnih zahtev ali zagotavljanje skladnosti z zakonskimi obveznostmi ali zahtevami organov pregona.

Na kakšni pravni podlagi obdelujemo vaše osebne informacije? 
 

1. Soglasje. Za trženjske aktivnosti pod namenoma (B)(2) in (B)(3) vas bomo prosili za soglasje. Kadarkoli se lahko enostavno odjavite od prejemanja naše trženjske komunikacije. 

Namen (G) je potreben, da lahko spremljamo svojo uspešnost in izboljšamo svoje izdelke, storitve in komunikacijo.
 

2. Izvajanje pogodbe ali izvedba korakov pred sklenitvijo pogodbe

Za namen (A) moramo imeti možnost obdelave vaših osebnih podatkov, da vas registriramo za ustrezni dogodek in da dogodek organiziramo na podlagi vaših želja.

Pri namenu (C) je za poslovni partnerski odnos nujnega pomena, da račun upravlja kontaktna oseba poslovnega partnerja. Svoje osebne podatke ste nam posredovali bodisi vi neposredno bodisi nam jih je posredovalo vaše podjetje.

Za namen (E) se moramo seveda odzvati na vaše zahtevke in moramo imeti možnost, da vam zagotovimo ustrezno podporo za naše izdelke in storitve.

3. Zakoniti poslovni interesi. Zakonska podlaga za obdelavo vaših podatkov za namene od A do H je, da imamo zakonit poslovni interes za obdelavo. Tu je razlaga:

• Za trženjske aktivnosti, opisane pod (B)(1), imamo zakonit interes, da stopimo v stik z vami. Če ste naročili naš izdelek ali storitve, imamo zakonit interes, da vas obvestimo o podobnih izdelkih in storitvah. 
• Za namen (D) je za nas ključnega pomena, da imamo priložnost, da od vas prejmemo povratne informacije o naših izdelkih in storitvah. Če ne želite sodelovati, za ta namen vaših osebnih podatkov ne bomo uporabljali. Ugovarjate lahko obdelavi svojih osebnih podatkov na tej spletni strani. 
• Za namen (F) moramo imeti možnost, da preprečujemo in se borimo proti prevaram, kjer je potrebno.
• Namena (G) in (H) sta nam potrebna, da lahko spremljamo svojo uspešnost in izboljšujemo svoje izdelke, storitve in komunikacijo.

Natančno smo ocenili vaše temeljne pravice in svoboščine ter naš zakonit poslovni interes ter stalno spremljamo ravnovesje med njima. Če bi vseeno želeli ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi naših zakonitih poslovnih interesov, preberite poglavje Vaše pravice v nadaljevanju.
 

4. Izpolnjevanje pravne obveznosti. Za izpolnitev namena (I) bomo morda obvezani k razkritju vaših osebnih podatkov, da bi zagotovili skladnost z ustreznimi pravnimi obveznosti ali zahtevami organov pregona.

S kom delimo vaše osebne podatke?

Podjetje KYOCERA Document Solutions Europe B.V. posluje globalno in njegove različne funkcije se nahajajo v različnih državah. Zaradi tega bomo vaše osebne podatke morda delili s tistimi podjetji v skupini, ki zagotavljajo storitve za podjetje KYOCERA Document Solutions Europe B.V. 

Naš globalni sedež, KYOCERA Document Solutions Inc., se nahaja na Japonskem.

Za namene trženja pod postavko (B) bomo vaše osebne podatke delili s podjetjem iz skupine, ki se nahaja v vaši državi.

Prav tako uporabljamo zunanje zastopnike, dobavitelje in izvajalce, ki jim zaupamo izvajanje določenih storitev v povezavi z obdelavo vaših osebnih podatkov, kot so ponudniki storitev gostovanja in komunikacij.

V obsegu, v katerem zakonodaja, predpisi ali odločba sodišča zahteva razkritje vaših osebnih podatkov, bomo morda morali razkriti vaše osebne podatke za zagotavljanje skladnosti z zakoni, predpisi ali odločbami sodišča.

Mednarodni prenosi

Vaše osebne podatke lahko prenesemo na podjetje v skupini ali tretjo osebo, ki se nahaja izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora. Če ta država po mnenju Evropske komisije ne zagotavlja ustrezne ravni varovanja z zakonodajo, bomo ustrezno raven varovanja zagotovili z dogovorom o dodatnih ustreznih zaščitnih ukrepih, ki ga bomo sklenili s tem podjetjem v skupini ali tretjo osebo. Ti ukrepi temeljijo na standardnih določilih Evropske komisije o varstvu podatkov.

Kjer uporabljamo ponudnike storitev iz ZDA, so se ti ponudniki storitev registrirali na seznamu zasebnostnega ščita EU-ZDA in so se samostojno certificirali pri ameriškem Ministrstvu za trgovino.

Druga možnost pa je, da vas prosimo za vaše izrecno soglasje s predlaganim prenosom. Kopijo Standardnih določil o varstvu podatkov lahko zahtevate tako, da nam pošljete e-poštno sporočilo in razlog za svojo zahtevo.

Koliko časa hranimo vaše osebne informacije?

Kjer je to mogoče, imamo določena specifična obdobja za hrambo vaših osebnih podatkov. Ta specifična obdobja hrambe so navedena v nadaljevanju ali pa vam jih bomo sporočili, ko začnemo obdelovati vaše osebne podatke ali pred tem.

Specifična obdobja hrambe

Namen (B) Trženje. Vaše osebne podatke hranimo, dokler ste naročnik ali dokler ne prenehamo z izdajanjem novic/informativnih dokumentov, kar se zgodi prej. Pošiljanje novic/informativnih dokumentov lahko enostavno zavrnete tako, da kliknete na gumb za odjavo, ki se nahaja v e-poštnem sporočilu.

Namen (C) Registracija na spletni strani/portalu. Če imate pri nas odprt uporabniški račun, bomo vaše osebne podatke hranili, dokler je vaš račun aktiven. Če svoj račun prekličete, bomo vaše osebne podatke izbrisali takoj, ko je mogoče, in v vsakem primeru v roku 1 meseca.

Namen (E) Stik. Pri komunikaciji po e-pošti vaše osebne podatke hranimo za ves čas poizvedbe/primera, v vsakem primeru pa veljajo nizozemski zakoni za vzdrževanje ustrezne poslovne administracije, ki predpisujejo rok 7 let.

Kriteriji za določanje obdobja hrambe
 

V vseh drugih okoliščinah za določanje ustreznega obdobja hrambe uporabljamo naslednje kriterije:

• ocena vaših temeljnih pravic in svoboščin,
• namen(i) za obdelavo vaših osebnih podatkov; vaših osebnih podatkov ne bomo hranili dlje, kot je potrebno za izpolnitev namenov, za katere smo jih zbrali,
• morebitne bistvene panožne prakse ali kodekse poslovanja glede hrambe osebnih podatkov, 
• tveganja in stroški, povezani s hrambo vaših osebnih podatkov (zagotavljanje ažurnosti in točnosti podatkov),
• ali imamo veljavno zakonito podlago za hrambo vaših osebnih podatkov,
• narava, obseg in kontekst obdelave vaših osebnih podatkov in naš odnos z vami,
• morebitne druge okoliščine, ki lahko vplivajo na odločitev.

V vsakem primeru bomo vaše osebne podatke hranili v skladu z veljavnimi zakonskimi zahtevami in bomo redno pregledovali osebne podatke, ki jih hranimo.

Vaše pravice
 

Pripadajo vam določene zakonite pravice, s katerimi vas želimo seznaniti.
 

Dostop. Imate pravico, da ste seznanjeni s tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke ali ne, in z informacijami o teh obdelavah.

Popravek. Pravico imate, da brez nepotrebnega odlašanja vaše osebne podatke popravimo ali dopolnimo. Če ste pri nas ustvarili račun, imate možnost, da svoje osebne podatke popravite ali dopolnite sami.

 Pravica do pozabe. Pravico imate, da vaše osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrišemo. Ta pravica je omejena na specifične razloge; na primer, če ste preklicali svoje soglasje ali če nasprotujete obdelavi, mi pa nimamo legitimnih razlogov, ki bi prevladali nad vašim nasprotovanjem. Če ste pri nas ustvarili račun, imate v številnih primerih na voljo možnost, da sami izbrišete svoj račun. V tem primeru bodo vaši osebni podatki trajno izbrisani.

Omejitev obdelave. Imate pravico zahtevati, da na podlagi specifičnih razlogov omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov. Ti razlogi so: (1) čas, ko moramo na vašo zahtevo preveriti točnost vaših osebnih podatkov; (2) namesto izbrisa
nezakonite obdelave zahtevate omejitev uporabe; (3) osebne podatke potrebujete
v okviru pravnih postopkov; ali (4) preverjamo, ali naši zakoniti interesi prevladajo nad vašim ugovorom obdelavi.

 Pravica do ugovora. Pravico imate, da kadarkoli ugovarjate naši obdelavi vaših osebnih podatkov, če (1) tovrstna obdelava temelji na našem zakonitem interesu (vključno s tem, da na podlagi vašega soglasja ustvarimo vaš profil); (2) tovrstna obdelava služi za namene neposrednega trženja; (3) je tovrstna obdelava potrebna za izvajanje naloge v javnem interesu ali izvajanje javne oblasti, ki nam je bila zaupana. Na podlagi vašega ugovora bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke, razen če dokažemo prepričljive legitimne razloge, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali če vaše osebne podatke potrebujemo v sodnih postopkih.

Prenosljivost podatkov. Zavezani smo, da vas obvestimo o vaši pravici, da od nas
prejmete svoje osebne podatke, da jih lahko prenesete drugemu ponudniku storitev. Za storitve KYOCERA Fleet Services to pomeni, da vam bomo na vašo zahtevo zagotovili osebne podatke, povezane z vašim računom. Ti ne vključujejo podatkov o napravah, kar vključuje podatke, ki ste nam jih poslali v dnevniških datotekah.

 Preklic soglasja. Če ste nam osebne podatke posredovali na podlagi soglasja, imate pravico, da to soglasje kadarkoli prekličete. To lahko storite tako, da prekličete naročnino na storitev, na katero ste se naročili. Prav tako lahko to storite tako, da nam pošljete sporočilo na naslov privacy@deu.kyocera.com. Vaše osebne podatke bomo nato trajno odstranili iz svoje podatkovne zbirke.

Vložitev pritožbe. Pravico imate, da glede naše obdelave vaših osebnih podatkov vložite pritožbo pri nadzornem organu v državi, kjer živite.

Uveljavljanje vaših pravic in stik z nami

V podjetju Kyocera imamo na voljo celo vrsto strokovnjakov, vključno s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ki vam lahko pomagajo pri vaših zahtevah. Če želite uveljavljati svoje pravice ali pa imate vprašanje o tem dokumentu, stopite v stik z nami prek e-pošte ali pa nam pošljite pismo na spodnji naslov:

Kyocera Document Solutions Europe B.V.

Attn.: Data Protection Office

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Prosimo, upoštevajte, da lahko ob uveljavljanju vaših pravic od vas zahtevamo, da oddate obrazec z zahtevkom. Nato vas bomo obvestili o postopku obravnave vašega zahtevka. Uveljavljanje pravic je brezplačno in odločeni smo, da vam na zahteve odgovorimo brez nepotrebnih zamud.

Spremembe tega dokumenta

Če bomo spremenili ta dokument, ga bomo objavili na svoji spletni strani s spremenjenim datumom objave in vas o spremembi dokumenta obvestili prek uporabniškega računa, če je to mogoče.