Sodelovanje z dobavitelji je zahtevna in kompleksna naloga. Uporaba orodij za optimizacijo dela je pri tem neprecenljiva, saj postopek precej poenostavljajo. Z avtomatizacijo procesov lahko nabavni oddelek postane produktivnejši, zaposleni pa se, namesto na administrativna opravila, lahko osredotočijo na iskanje drugih prodajnih priložnosti.
Namesto prelaganja papirjev in iskanja po datotekah, lahko osebje analizira poročila o uspešnosti, se ukvarja z racionalizacijo stroškov, izboljšanjem produktivnosti in iskanja načinov, kako znižati stroške in izboljšati rezultate.
Po zaslugi zmožnosti integracije v programe za načrtovanje virov, optimizacija procesov koristi podjetjem in njihovim dobaviteljem, saj omogoča jasnejšo in hitrejšo komunikacijo, tako interno, kot medsebojno. S tem se odpira možnost za večjo učinkovitost, ki se trenutno morda zdi nedosegljiva. Če bodo podjetja dala možnost tem novim pristopom, bodo kmalu ugotovila, da so se odnosi z dobavitelji izboljšali, da so se zmanjšali stroški, da donosnost naložb eksponentno raste in pri tem prepoznala tudi priložnost za doseganje dolgoročnih ciljev.
Kupi papirnatih dokumentov, ki jih je treba obdelati in vložiti? Slaba komunikacija z dobavitelji? Nižanje vrednosti v nasprotju s pričakovanjem? Težave pri obvladovanju pogodb in računov, ki jih je treba plačati? To so pogoste težave, s katerimi se soočajo vodje oddelkov za nabavo in njihovi sodelavci.
Orodja za avtomatizacijo poslovanja bodo dobrodošla pomoč, ker bodo svojo pozornost lahko preusmerili na reševanje drugih težav, ki jih vsakodnevno prinaša delovni proces. Avtomatizacija je za poenostavitev celotnega delovnega procesa pomemben del nabora orodij nabavnikov, med katere nedvomno spadata tudi rešitev za upravljanje z vsebinami v podjetju (ECM) in sistem za upravljanje z dokumenti (DMS). Obe postajata temeljna elementa za postavljanje strategije oddelkov za nabavo, če naj bodo ti dinamični in strateško usmerjeni.
Po podatkih agencije PWC znašajo stroški nabave med 50% in 80% celotnih stroškov podjetij. Zato predstavlja optimizacija teh stroškov najboljši način, kako lahko podjetja bodisi znižajo cene, da ostanejo konkurenčna ali pa, še bolje, povečajo svoj dobiček.
Ko gre za finance podjetij, avtomatizirano upravljanje računov preprečuje tveganja.