Izjava o zasebnosti za storitve KYOCERA Fleet Services

Ta Izjava o zasebnosti (v nadaljevanju: izjava) velja za podjetje Kyocera Document Solutions, ki se nahaja v državi, kjer vaše podjetje uporablja storitve KYOCERA Fleet Services (v nadaljevanju: KFS). Če v državi, v kateri vaše podjetje uporablja KFS, ni podjetja Kyocera Document Solutions, ta izjava velja za podjetje Kyocera Document Solutions Europe B.V. Seznam upravičenih podjetij Kyocera Document Solutions se nahaja pod razdelkom z naslovom Uveljavljanje vaših pravic in stik z nami.

Ta izjava velja za zbiranje osebnih podatkov, ki jih Kyocera Document Solutions izvaja v povezavi s storitvami KYOCERA Fleet Services.

Izjavo lahko v obliki dokumenta PDF prenesete na spodnji povezavi:

Uvod

KYOCERA Fleet Services je zmogljiva spletna storitev za upravljanje naprav in vzdrževanje tiskalnikov na daljavo. Storitve KYOCERA Fleet Services podjetjem in njihovim serviserjem omogočajo, da od kjerkoli pregledujejo stanje naprav, hitro in enostavno odkrijejo težave in se odzovejo nanje ter izvajajo ključna vzdrževalna opravila.

V tej izjavi bomo podrobno razložili naslednje:

• zakaj obdelujemo vaše osebne informacije,
• na kakšni pravni podlagi obdelujemo vaše osebne informacije,
• s kom delimo vaše osebne informacije,
• v katere države pošiljamo vaše osebne informacije,
• koliko časa hranimo vaše osebne informacije,
• katere tehnične in organizacijske ukrepe smo sprejeli,
• katere so vaše zakonite pravice glede našega obdelovanja vaših osebnih informacij, 
• kako lahko stopite v stik z nami in druge pomembne informacije. 

Zakaj obdelujemo vaše osebne informacije (namen)?
 

A. Zaračunavanje in upravljanje dobave. Podatki o številu natisnjenih strani z naprav vašega podjetja so nam posredovani za potrebe zaračunavanja in upravljanja dobave.

B. Upravljanje uporabniških računov. Vaše podjetje nam je morda neposredno ali posredno zagotovilo vaše ime in e-poštni naslov, da smo lahko za vas ustvarili uporabniški račun in ga upravljamo. To storitev zagotavljamo kot obdelovalec podatkov v skladu s svojimi pogoji in določili za obdelavo osebnih podatkov, ki so na voljo na naslovu www.kyoceradocumentsolutions.eu.

C. Upravljanje naprav. Nastavitve in vzdrževanje naprav, varnostne nastavitve,
upravljanje sredstev in splošna administrativna opravila (kot sta dodajanje in
odstranjevanje naprav). To storitev zagotavljamo kot obdelovalec podatkov v
skladu s svojimi pogoji in določili za obdelavo osebnih podatkov, ki so na
voljo na naslovu www.kyoceradocumentsolutions.eu.

D. Oddaljeni dostop. V posameznih primerih in po tem, ko uporabnik to izrecno
sprejme, se ustvarijo dnevniške datoteke s podatki o napravah in pošljejo na
strežnik KFS, kjer se uporabijo za namen vzdrževanja ustrezne naprave na
daljavo. To storitev zagotavljamo kot obdelovalec podatkov v skladu s svojimi
pogoji in določili za obdelavo osebnih podatkov, ki so na voljo na naslovu
www.kyoceradocumentsolutions.eu.

E. Izboljšanje kakovosti. Podatki o napravah, vključno z naslovom IP in
serijsko številko naprave, se uporabljajo za izboljšanje kakovosti in
zanesljivosti delovanja naprave in potrošnega materiala ter razširljivost
sistema in omrežja.

Na kakšni pravni podlagi obdelujemo vaše osebne informacije?
 

Zakonska podlaga za obdelavo vaših podatkov za namene od A do E je, da imamo zakonit poslovni interes za obdelavo. Tu je razlaga:

• Za namen (A) imamo zakonit interes, saj potrebujemo kontaktno osebo, ki je na voljo za namene obračunavanja in upravljanja dobav.
• Za namen (E) moramo imeti možnost, da ocenimo in izboljšamo
  zanesljivost, kakovost in zmogljivost sistema in naprav Kyocera, ki jih
  uporablja stranka.
• Za namene od B do D delujemo kot obdelovalec podatkov v vašem imenu na podlagi naših Pogojev in določil za obdelavo podatkov, ki so na voljo na naslovu www.kyoceradocumentsolutions.eu.

Natančno smo ocenili vaše temeljne pravice in svoboščine ter naš zakonit poslovni interes ter stalno spremljamo ravnovesje med njima. Če bi vseeno želeli ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi naših zakonitih poslovnih interesov, preberite poglavje Vaše pravice v nadaljevanju. 

S kom delimo vaše osebne informacije?
 

Vaše osebne podatke bomo delili le z naslednjimi osebami:

• Kyocera Document Solutions Europe B.V. (Nizozemska) za namen
  upravljanja uporabniškega računa in izboljšanje kakovosti;
• Kyocera Document Solutions Inc. (Japonska) za namen
  izboljšanja kakovosti in upravljanje gostovanja platforme in podatkov KFS;
• zunanji ponudnik gostovanja za storitve KFS na Nizozemskem
  (Microsoft Azure v regiji Zahodne Evrope);
• zunanji ponudnik storitev za namen izboljšanja kakovosti
  izdelkov in storitev Kyocera;
• v obsegu, ki ga zahteva zakonodaja, predpisi ali odločba
  sodišča za razkritje vaših osebnih podatkov, bomo morda morali razkriti vaše
  osebne podatke za zagotavljanje skladnosti z zakoni, predpisi ali odločbami
  sodišča.

Mednarodni prenosi

Vaše osebne podatke lahko prenesemo na podjetje v skupini ali tretjo osebo, ki se nahaja izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora. Če ta država po mnenju Evropske komisije ne zagotavlja ustrezne ravni varovanja z zakonodajo, bomo ustrezno raven varovanja zagotovili z dogovorom o dodatnih ustreznih zaščitnih ukrepih, ki ga bomo sklenili s tem podjetjem v skupini ali tretjo osebo. Ti ukrepi temeljijo na standardnih določilih Evropske komisije o varstvu podatkov.

Kjer uporabljamo ponudnike storitev iz ZDA, so se ti ponudniki storitev registrirali na seznamu zasebnostnega ščita EU-ZDA in so se samostojno certificirali pri ameriškem Ministrstvu za trgovino.

Druga možnost pa je, da vas prosimo za vaše izrecno soglasje s predlaganim prenosom. Kopijo Standardnih določil o varstvu podatkov lahko zahtevate tako, da nam pošljete e-poštno sporočilo in razlog za svojo zahtevo.

Koliko časa hranimo vaše osebne informacije?

Kjer je to mogoče, imamo določena specifična obdobja za hrambo vaših osebnih podatkov. Ta specifična obdobja hrambe so navedena v nadaljevanju ali pa vam jih bomo sporočili, ko začnemo obdelovati vaše osebne podatke ali pred tem.

Kjer ne moremo uporabiti vnaprej določenih obdobij hrambe, v nadaljevanju navajamo kriterije, na podlagi katerih določimo obdobje hrambe.

Specifična obdobja hrambe

Namen (A) Upravljanje uporabniških računov. Vaše osebne podatke, povezane z vašim uporabniškim računom, bomo hranili, dokler imate pri nas odprt aktiven uporabniški račun. Neaktivni uporabniški računi bodo izbrisani eno leto po zadnji uporabi. Ne nalagamo vam obveznosti, da si nastavite račun; če se v 30 dneh po ustvarjenju računa ne prijavite, ga bomo izbrisali. Od nas lahko kadarkoli zahtevate, da izbrišemo vaš uporabniški račun. V tem primeru bomo vaš uporabniški račun izbrisali v 30 dneh po prejemu vašega zahtevka.

Namen (B) Zaračunavanje in upravljanje dobave. Vse (osebne) podatke, povezane s tem namenom, bomo hranili 6 let (poslovni podatki) ali 10 let (računovodski podatki).

Namena (C in D) Upravljanje naprav in oddaljeni dostop. Dnevniške datoteke naprav bomo izbrisali eno leto po nastanku. Ko servisni inženir med sejo oddaljenega vzdrževanja naleti na imenik naprave, ne bodo shranjene nikakršne informacije iz imenika.

Kriteriji za določanje obdobja hrambe

V vseh drugih okoliščinah za določanje ustreznega obdobja hrambe uporabljamo naslednje kriterije:

• ocena vaših temeljnih pravic in svoboščin,
• namen(i) za obdelavo vaših osebnih podatkov; vaših osebnih podatkov ne bomo hranili dlje, kot je potrebno za izpolnitev namenov, za katere smo jih zbrali,
• morebitne bistvene panožne prakse ali kodekse poslovanja glede hrambe osebnih podatkov,
• tveganja in stroški, povezani s hrambo vaših osebnih podatkov
  (zagotavljanje ažurnosti in točnosti podatkov),
• ali imamo veljavno zakonito podlago za hrambo vaših osebnih podatkov,
• narava, obseg in kontekst obdelave vaših osebnih podatkov in
  naš odnos z vami,
• morebitne druge okoliščine, ki lahko vplivajo na odločitev.

V vsakem primeru bomo vaše osebne podatke hranili v skladu z veljavnimi zakonskimi zahtevami in bomo redno pregledovali osebne podatke, ki jih hranimo.

Katere tehnične in organizacijske ukrepe smo sprejeli?

Varnost vaših osebnih podatkov jemljemo zelo resno in sprejeli smo vse razumne ukrepe, da vaše osebne podatke zaščitimo pred izgubo, zlorabo, krajo, nepooblaščenim dostopom, razkritjem ali spremembami.

V okviru svojih stalnih prizadevanj, da bi dosegli odličnost na področju varnosti, so vsa podjetja Kyocera Document Solutions, imenovana v tem dokumentu, pridobila certifikat ISO/IEC 27001 za sistem upravljanja informacijske varnosti. Poleg tega je posebej za storitev KFS podjetje Kyocera Document Solutions Inc. pridobilo certifikat ISO/IEC 27017,
ki zagotavlja dodatne kontrole za varnost informacij, ki veljajo za zagotavljanje storitve KFS.

Vaše pravice

Imate določene zakonite pravice, o katerih vas želimo obvestiti. 

Dostop. Imate pravico, da ste seznanjeni s tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke ali ne, in z informacijami o teh obdelavah. 

Popravek. Pravico imate, da vaše osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja popravimo ali dopolnimo. Če ste pri nas ustvarili račun, imate možnost, da svoje osebne podatke popravite ali dopolnite sami.

Pravica do pozabe. Pravico imate, da vaše osebne podatke brez nepotrebnega
odlašanja izbrišemo. Ta pravica je omejena na specifične razloge; na primer, če
ste preklicali svoje soglasje ali če nasprotujete obdelavi, mi pa nimamo
legitimnih razlogov, ki bi prevladali nad vašim nasprotovanjem. Če ste pri nas
ustvarili račun, imate v številnih primerih na voljo možnost, da sami izbrišete
svoj račun. V tem primeru bodo vaši osebni podatki trajno izbrisani.

Omejitev obdelave. Imate pravico zahtevati, da na podlagi specifičnih razlogov
omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov. Ti razlogi so: (1) čas, ko moramo na
vašo zahtevo preveriti točnost vaših osebnih podatkov; (2) namesto izbrisa
nezakonite obdelave zahtevate omejitev uporabe; (3) osebne podatke potrebujete
v okviru pravnih postopkov; ali (4) preverjamo, ali naši zakoniti interesi
prevladajo nad vašim ugovorom obdelavi.

Pravica do ugovora. Pravico imate, da kadarkoli ugovarjate naši obdelavi vaših
osebnih podatkov, če (1) tovrstna obdelava temelji na našem zakonitem interesu
(vključno s tem, da na podlagi vašega soglasja ustvarimo vaš profil); (2) tovrstna obdelava služi za namene neposrednega trženja; (3) je tovrstna obdelava potrebna za izvajanje naloge v javnem interesu ali izvajanje javne oblasti, ki nam je bila zaupana. Na podlagi vašega ugovora bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke, razen če dokažemo prepričljive legitimne razloge, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali če vaše osebne podatke potrebujemo v sodnih postopkih.

Prenosljivost podatkov. Zavezani smo, da vas obvestimo o vaši pravici, da od nas
prejmete svoje osebne podatke, da jih lahko prenesete drugemu ponudniku
storitev. Za storitve KFS to pomeni, da vam bomo na vašo zahtevo zagotovili osebne
podatke, povezane z vašim računom. Ti ne vključujejo podatkov o napravah, kar
vključuje podatke, ki ste nam jih poslali v dnevniških datotekah.

Preklic soglasja. Če ste nam osebne podatke posredovali na podlagi soglasja, imate pravico, da to soglasje kadarkoli prekličete. To lahko storite tako, da prekličete naročnino na storitev, na katero ste se naročili. Prav tako nam lahko pošljete sporočilo na ustrezen e-poštni naslov za zagotavljanje zasebnosti, naveden v nadaljevanju. Vaše osebne podatke bomo nato trajno odstranili iz svoje podatkovne zbirke.

Vložitev pritožbe. Pravico imate, da glede naše obdelave vaših osebnih podatkov vložite pritožbo pri nadzornem organu v državi, kjer živite.

Uveljavljanje vaših pravic in stik z nami
 

V podjetju Kyocera imamo na voljo celo vrsto strokovnjakov, vključno s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ki vam lahko pomagajo pri vaših zahtevah. Če želite uveljavljati svoje pravice ali pa imate vprašanje o tem dokumentu, stopite v stik z nami prek e-pošte ali pa nam pošljite pismo na spodnji naslov:

Kyocera Document Solutions Europe B.V.

Attn.: Data Protection Office

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

Nizozemska

e: privacy@deu.kyocera.com

Prosimo, upoštevajte, da lahko ob uveljavljanju vaših pravic od vas zahtevamo, da oddate obrazec z zahtevkom. Nato vas bomo obvestili o postopku obravnave vašega zahtevka. Uveljavljanje pravic je brezplačno in odločeni smo, da vam na zahteve odgovorimo brez nepotrebnih zamud.

Spremembe tega dokumenta

Če bomo spremenili ta dokument, ga bomo objavili na svoji spletni strani s spremenjenim datumom objave in vas o spremembi dokumenta obvestili prek uporabniškega računa, če je to mogoče.

Belgija
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danska
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

Španija
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Francija
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Nizozemska
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugalska
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Švedska
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turčija
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Češka Republika
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Nemčija
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finska
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italija
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Avstrija
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rusija
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

Južna Afrika
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Velika Britanija
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com