Rešitve za optimizacijo dela javne uprave

Javna uprava pogosto zaostaja v prizadevanjih za posodobitev tehnoloških virov, vodilni se otepajo vlaganj, ker menijo, da bi bila premalo donosna. Z načrtovanjem digitalne preobrazbe se takšna miselnost spreminja in vse več je vladnih ustanov, kjer na vseh ravneh razmišljajo o uporabi novih virov.

Digitalna transformacija je proces povezovanja storitev in organizacij v novi tehnološki dobi z najnovejšimi orodji za pomoč pri racionalizaciji postopkov in zmanjšanju stroškov. Tehnologija ključnim javnim službam omogoča tudi izboljšano izkušnjo v zvezi s potrebami javnosti. Orodje, kot je Enterprise Content Management, je pri tem bistven del načrta za digitalizacijo.

Mnoge države, tudi manj razvite, se spogledujejo z mislijo, da bi svoje javne storitve prenesle na splet in preverile, kaj lahko s tem pridobijo. Tu se namreč rišejo rešitve pri sistemu upravljanja zapletenih javnih postopkov, ki so vezane na velike količine dokumentacije, ali pa se odpirajo nove priložnosti za povečanje preglednosti, v smislu enostavne dostopnosti do javnih dokumentov na spletu. Vse to je del načrtovanja digitalne transformacije.

Ena od večjih stroškovnih postavk v javni upravi je delovna sila. Zato je ključno, da so zaposleni v javnem sektorju kar najbolj produktivni. Rešitve za optimizacijo dela  zagotavljajo, da bo izobraženo in visoko usposobljeno osebje lahko opravljalo kompleksne naloge, medtem ko bo tehnologija poskrbela za običajna dela, kot sta vnos ali shranjevanje podatkov. To bi pomenilo zmanjšanje stroškov pa tudi boljše storitve, kar je ključni cilj politikov, ki si s kakovostnimi storitvami državljanom prizadevajo ohraniti glasove volilcev.

Pri racionalizaciji delovnih procesov se vlade zgledujejo po zasebnih podjetjih, ki se prilagajajo novi tehnologiji. Medtem ko so se korporacije hitro odzvale na rabo novih orodij in virov za zmanjšanje stroškov in povečanje dobička, vlade zaostajajo zaradi nepripravljenosti. Javni pritisk za kakovostne storitve državljanom bi se moral okrepiti, spremembe so potrebne. Glede na  jasen in nedvoumen donos naložbe v digitalno preobrazbo v zasebnem sektorju, je čas, da tudi javna uprava preide v digitalni svet. Dolgoročno nižanje stroškov in izboljšanje javnih storitev pomeni trajnostni pristop v korist celotne družbe.