Kako usmeriti poslovanje k digitalni preobrazbi

Mnogi lastniki podjetij s strahom in nelagodjem sprejemajo neizbežno
dejstvo, da se bo njihovo poslovanje slej ko prej moralo soočiti z digitalno  transformacijo. Misel na poplavo podatkov, ki se nalagajo in ustvarjajo zmedo, jih zadržuje na zastarelih procesih dela, namesto da bi razmišljali o prihodnosti. Toda strah je odveč. Podjetja lahko prevzamejo nadzor v digitalni dobi, če razvijejo jasno
strategijo mobilnosti podjetij, s katero bodo zaposlenim omogočili, da delajo
na poti, od koderkoli. Obstaja veliko tehničnih orodij, ki lahko pomagajo,
vendar pa je najpomembnejši dejavnik sprememba miselnosti. Večina globoko
zakoreninjenega odpora proti spremembam v podjetjih ima sociološke in ne
tehnološke korenine.

Učinkovita strategija mobilnosti podjetij že na samem začetku zahteva strateško razmišljanje. Uvedba iPadov za vse ni smiselna, razen če za tem ne obstaja smiselna poslovna utemeljitev. Zastaviti si bo potrebno dve ključni vprašanji: Kako bo mobilna
strategija pomagala zaposlenim, da nadgradijo svoje delo? Na kakšen način bo
ustvarila nove poslovne priložnosti z vključevanjem njihovih strank? Pri postavljanju ciljev, v odgovoru na ta vprašanja podjetja ne bi smela gledati več kot le nekaj let naprej. V starem, pred-mobilnem svetu, so bili petletni strateški načrti standard. Toda ime igre je zdaj okretnost, ki zahteva hitro reakcijo na hitro premikajoči se mobilni svet.

Izvajanje digitalne preobrazbe v smeri doseganja prednosti, ki jih prinaša mobilnost poslovanja, se na prvi pogled zdi strašljiva naloga, ki pa se izkaže za lažjo, kot bi mnogi pričakovali. Z jasnim načrtovanjem in strategijo lahko vsako podjetje poveča svojo mobilnost tako, da ga, brez velikih naložb, uspešno pelje v realnost 21. stoletja.

Pravilno izbrane tehnologije so temeljnega pomena

Podjetja bi morala razmisliti, katere tehnologije bodo izboljšale uspešnost - bodisi olajšale življenje kupcem, bodisi izboljšale produktivnost osebja. Banka se lahko na primer odloči, da bo mobilna aplikacija, ki njenim uporabnikom omogoča oddaljeno plačevanje računov, strankam prihranila čas, ki bi ga porabili pri fizičnem obisku bank in hkrati sprostila čas za zaposlene v podružnicah. Avtomobilska zavarovalnica se lahko odloči za uvedbo mobilne aplikacije, ki zavarovalcem omogoča poročanje o nesrečah na kraju samem. Pri tem je ključnega pomena, kdo sprejema odločitve o mobilnosti podjetij.

IT-oddelki niso primerni za odločanje, saj običajno nimajo pregleda nad celotno strateško vizijo podjetja. Ena izmed rešitev bi lahko bila ustanovitev Centra odličnosti za podjetniško mobilnost, ki bi predstavljal vmesni člen med IT oddelkom in podjetjem. V njem bi bili predstavniki z vseh oddelkov organizacije, vkjlučno kadrovsko, tržno in pravno. Prednost centra odličnosti je v tem, da se odločevalec izogne razdrobljeni naravi številnih parcialnih odločitev podjetij o mobilnosti. V idealnem primeru bi moral imeti celovit pogled na mobilnost in določiti smernice, ki bi bile v interesu vseh.

Naj razvijemo lastno aplikacijo?

Ena od ključnih odločitev Centra odličnosti za mobilnost je, ali naj razvije lastno aplikacijo ali vzpostavi mobilno spletno mesto. Vsaka od rešitev ima tako prednosti kot slabosti. Mobilna spletna mesta so enostavna za izdelavo in ne potrebujejo prenosov uporabnikov, saj so na voljo za ogled naključnim obiskovalcem. Vendar pa so odvisni od pokritosti internetnega signala na določenih območjih. Mobilne aplikacije so priljubljene pri uporabnikih, saj so dostopne brez internetne povezave, vendar pa jih je potrebno naložiti in vezati na določene naprave. Če se podjetje odloči za izdelavo svoje aplikacije, jo morajo redno posodabljati z novimi, inovativnimi nadgradnjami. V hitro
premikajočem se mobilnem svetu kupci to pač pričakujejo. Izbrati je torej treba eno od možnosti: izdelavo spletnega mesta ali lastne aplikacije za mobilne naprave.

Večina podjetij se odloča za izdajo dovoljenja aplikacijskim vmesnikom za programiranje (API), ki mobilnim uporabnikom omogočijo dostop do nadomestnih
baz podatkov prek njihovih mobilnih aplikacij. API-ji so nekakšna okna v aplikacije, kar pomeni, da imajo uporabniki v rokah veliko moč. Podjetja bi morala biti pri tem zelo previdna. Tako kot so API-ji na eni strani uporabni in dragoceni, na drugi lahko predstavljajo varnostno tveganje. Hekerji jih lahko izrabijo za vdor v strežnike, pri čemer ne bo dovolj, da se držite običajnih varnostnih metod. Če se podjetje odloči za uporabo API-jev, je ob tem potreben tudi temeljit premislek o celotni varnostni strategiji. Ključnega pomena je zagotoviti varnostno integracijo in transakcije med odjemalcem in
strežniki.

Vse se začne pri upravljanju z dokumenti

Strategija mobilnosti mora predstavljati jedro digitalne preobrazbe podjetja. Toda namestitev sistema za upravljanje z dokumenti (DMS), ki shranjuje in pridobiva tako papirne kot elektronske dokumente, je vsaj tako pomembna. Staromodni manualni procesi v današnjem svetu preprosto nimajo več mesta. Ne le, da programska rešitev za upravljanje z dokumenti odpravlja potrebo po fizičnem prostoru za shranjevanje, temveč tudi zmanjšuje čas, ki ga porabimo za njihovo iskanje. 

Ena od študij PWC je pokazala, da organizacije izgubijo 7,5% vseh dokumentov in da strokovnjaki desetino svojega časa porabijo za branje informacij, skoraj polovica pa jih informacije išče. Glede na izbrano rešitev, lahko DMS v nekaj sekundah pridobi datoteke s pomočjo fraze ali ene same besede. Ostale prednosti vključujejo lažje sodelovanje s sodelavci in drugimi podjetji ter priložnost za varnostno kopiranje papirnih dokumentov v primeru požara ali drugih nesreč.

Večina podjetij se zaveda potrebe po integraciji digitalnih rešitev. Zadnja raziskava industrije AIIM kaže, da štiri od petih podjetij menijo, da je digitalna preobrazba zanje pomembna ali zelo pomembna in da jih več kot polovica verjame, da se bodo v naslednjih nekaj letih soočili z resnimi motnjami. Vendar pa le vsak peti misli, da že ima
ustrezne strategije oziroma jih že čaka. Vsako podjetje je zdaj tehnološka organizacija, ne glede na to, v kateri panogi deluje. Dobro definirana mobilna strategija bi morala biti temelj digitalne preobrazbe podjetja. IT oddelek jih bo vodil do pravih odločitev na področju tehnologije in jih tako usmeril na polje uspešnega in prilagodljivega upravljanja.