KYOCERA Document Solutions
Ker opravila z zapisi in dokumenti zaposlenim vzamejo v povprečju skoraj dve tretjini delovnega dneva, podjetja uporabljajo rešitve Enterprise Content Management (ECM) za lažje upravljanje obsežnih vsebin. Tovrstna orodja omogočajo poslovnim organizacijam, da uskladijo vso svojo dokumentacijo in jo hranijo na enem mestu.
Mnoga podjetja pa so, v želji po nadaljnem razvoju, začela nadgrajevati koncept ECM in postajajo fleksibilnejša tudi z upravljanjem vsebin v oblaku. Morda je še nekoliko prezgodaj, toda potenciali oblaka za krepitev sodelovanja, ustvarjanje možnosti za inovativne aplikacije in trajno nizkocenovno shranjevanje, pomenijo, da predstavlja prihodnost za upravljanje vsebin.
Sistemi ECM obstajajo že četrt stoletja. Skozi leta so se nenehno izboljševali, pri čemer so ohranili ključne značilnosti osnovnega modela kompleksnega nabora tehnologij, zaradi katerih so postali tudi popularni. Lastniki podjetij se včasih zdijo preobremenjeni s številom tehničnih potreb, zlasti ker morajo zagotoviti več ECM sistemov, včasih celo enega na oddelek. Združevanje vseh plasti programske opreme v en sam monolitni sistem je za IT oddelke precej zahtevna naloga.
“84 odstotkov podjetij bo razmislilo o uporabi oblaka za upravljanje vsebin.”
Upravljanje vsebin je trenutno v obdobju prehajanja iz storitev ECM na platforme v oblaku. Vse več podjetij se odloča za storitve v oblaku ali za hibridne možnosti, ki so v pomoč pri ravnanju s celotno dokumentacijo s stroškovno najučinkovitejšo in preprosto metodo, kar kaže tudi študija AIIM. Hibridni modeli so sicer lahko nekoliko tvegani, predvsem v zvezi z lokacijo shranjevanja podatkov in amortizacijo naložb v strojne izdelke, sam prehod v oblak pa lahko povzroči tudi precejšnje stroške in zaplete, zlasti, če je izpeljan na hitro in brez potrebne infrastrukture.
Zaradi vseh težav s sistemom ECM so pri raziskovalnem podjetju Gartner začeli razmišljati, da bi se tehnologija v digitalni dobi lahko preselila v oblak. Zato so si zamislili nov koncept storitev za upravljanje vsebin, Content Services, ki bi bil dinamičen in fleksibilen, deloval pa bi v oblaku. Namesto da bi sprejela obstoječ sistem, bi ga podjetja lahko oblikovala po svoji meri. Pri tem je sama terminologija manj pomembna od spoznanja, da se poslovno okolje spreminja, podjetja pa v času digitalne preobrazbe vse težje obvladujejo obsežne vsebine in podatke iz množice naprav. Raziskava, ki jo je izvedel AIIM na vzorcu 231 podjetij, je pokazala veliko željo po spremembah pri upravljanju vsebin. Le 15 odstotkov vprašanih je povedalo, da se namerava premakniti na raven lokalne rešitve, tretjina se jih je odločila za rešitev v oblaku, nadaljnjih 51 odstotkov pa jih je razvilo hibridno rešitev, ki lokalno upravljanje vsebine združuje s storitvami v oblaku. Hibrid je sicer lahko učinkovita začasna rešitev, medtem ko se več vsebinskih storitev premika v oblak. Naraščajoče navdušenje nad upravljanjem vsebin v oblaku je, po raziskavi organizacije »Trgi in trgi« pokazatelj, da se bo velikost trga v oblaku na osnovi sisitema Enterprise Content Management (ECM) povečala z 9,77 milijarde dolarjev leta 2017 na 34,42 milijarde do leta 2022.
Ena od glavnih idej za uveljavitev starih ECM praks je bila postavitev vsebin na splet, kjer so lažje dostopne kot papirne. Toda s pojavom oblaka so postale vsebine še dostopnejše. Zaposleni na oddaljenih lokacijah, tudi v različnih časovnih pasovih, lahko enostavno dostopajo do dokumentov v oblaku kjerkoli po svetu na več napravah.
Upravljanje vsebin v oblaku je privlačno tudi za generacijo milenijcev, ki naj bi že do leta 2020 predstavljali tri četrtine delovne sile in ki pričakujejo delo z uporabo najbolj izpopolnjenih avtomatiziranih tehnologij. V oblaku je na voljo tudi razširljiv hrambeni prostor za podatke v primeru širjenja dejavnosti podjetij.
Vzpostavitev upravljanja vsebinam v oblaku predstavlja razbremenitev proračunov pri velikih naložbah v strojno opremo. IT oddelek porabi manj sredstev za vnaprejšnje stroške sistema ECM, prav tako so razbremenjeni stalnega vzdrževanja naprav. Namesto tega se lahko IT strokovnjaki osredotočijo na bolj inovativna dela za posodobitev uporabniške izkušnje, kot so razvoj uporabniških vmesnikov in novih aplikacij.
IT pa ni edini oddelek, ki ima koristi od shranjevanja podatkov v oblaku. V oblaku je namreč veliko enostavneje avtomatizirati tehnologije, potrebne za plačilo obveznosti, upravljanje pogodb, upravljanje korespondence in obdelavo računov. Upravljanje vsebine v oblaku omogoča, da so vsi dokumenti, od zalog do pogodb o storitvah, zbrani na enem mestu, pooblaščeno osebje pa jih lahko deli z zaposlenimi. Omogoča pa tudi komunikacijo med različnimi oddelki v podjetih, kot so pravni, kadrovski ali finančni.
Na trgu je na voljo že precej inovativnih rešitev za vsebinske storitve v oblaku, ki navdušujejo uporabnike z zmožnostjo izkoriščanja fleksibilnosti storitev. Namesto, da bi vlagali v nakupe preprostih sistemov, se v oblaku podjetja lahko lažje vključijo v procese upravljanj vsebin in svojih poslovnih procesov. Kot trdijo pri družbi IBM, številne poslovne organizacije združujejo svoje predhodno ločene vsebine s procesi in funkcijami sodelovanja v oblaku. Nekatera podjetja tudi verjamejo, da bo naslednji korak pri razvoju tehnologije v oblaku uporaba robotike in umetne inteligence za pridobitev koristnih poslovnih vpogledov iz shranjene vsebine, ne pa iz »big data« virov. Razvoj teh novih orodij lahko korenito spremeni upravljanje vsebin v oblaku. Koristi za podjetja, ki opuščajo zastarele sisteme in so pripravljena na skok v oblak, bodo več kot očitne.
Storitve v oblaku podjetjem pomagajo doseči nove stopnje učinkovitosti v vseh oddelkih in panogah.
